Wraz z nadejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku przedsiębiorcy staną przed największą od lat zmianą w sposobie dokumentowania sprzedaży. System wprowadzi pełną cyfryzację obiegu faktur i zlikwiduje dotychczasową dowolność w ich wystawianiu. Od tego momentu wszystkie faktury sprzedażowe w relacjach B2B będą musiały być przesyłane w formie ustrukturyzowanej bezpośrednio do KSeF – co oznacza nowy sposób pracy i większą kontrolę administracyjną.
Faktura ważna dopiero po przyjęciu przez KSeF
Dotąd wystarczyło wystawić fakturę w programie, PDF-ie czy nawet w Excelu, by uznać ją za obowiązującą. W nowym modelu faktura w KSeF zyskuje moc prawną dopiero w momencie przesłania i rejestracji w systemie Ministerstwa Finansów.
Dopóki nie otrzyma numeru KSeF, formalnie nie istnieje.
W praktyce oznacza to, że nabywca odbierze fakturę dopiero po jej zatwierdzeniu w systemie. Taki model zwiększa przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu, ale wymaga od przedsiębiorców bieżącej pracy z systemem i terminowego przesyłania dokumentów.
Koniec faktur „po czasie”
Wielu przedsiębiorców przyzwyczaiło się do wystawiania faktur z datą wsteczną – na przykład kilka dni po transakcji, zwłaszcza na przełomie miesięcy. Po wprowadzeniu obowiązku KSeF takie działanie nie będzie już możliwe. System automatycznie rejestruje datę i godzinę przesłania faktury, a ta informacja staje się jej oficjalnym elementem.
W przypadku awarii można skorzystać z trybu offline lub offline24, jednak nawet wtedy fakturę trzeba przesłać do KSeF w określonym terminie. Opóźnienia mogą skutkować sankcjami. To wymusi na firmach większą dyscyplinę i uporządkowanie procesów fakturowania.
Numer KSeF – potwierdzenie autentyczności
Każda e-faktura w KSeF otrzyma unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który będzie pełnił funkcję cyfrowego potwierdzenia autentyczności. To właśnie ten numer potwierdzi, że dokument został prawidłowo wystawiony i przyjęty przez system. Bez niego faktura nie ma mocy prawnej – może być jedynie szkicem lub wersją roboczą.
To rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo transakcji, ogranicza ryzyko błędów oraz daje pewność, że każda faktura w Krajowym Systemie e-Faktur jest wiarygodna i nie została zmodyfikowana po wystawieniu.
Jednolity format e-faktury XML
Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie jednolitego formatu e-faktury XML zgodnego ze schemą FA(3). Znikną więc różnice między firmami, które dotąd korzystały z własnych szablonów PDF, Word czy Excel. Nowa faktura ustrukturyzowana będzie zawierała obowiązkowy zestaw pól określony przez Ministerstwo Finansów.
Choć to ogranicza swobodę w tworzeniu faktur, ma też ogromne zalety:
- umożliwia automatyzację księgowania,
- zmniejsza liczbę błędów,
- pozwala szybciej przetwarzać dane.
Dzięki jednolitemu formatowi księgowi zyskują większą kontrolę i porządek w dokumentach.
Dostarczanie faktur tylko przez KSeF
Do tej pory przedsiębiorca mógł sam zdecydować, jak przekaże fakturę – e-mailem, pocztą lub osobiście. Wraz z wejściem w życie obowiązku KSeF zmienia się sposób dostarczania dokumentów. Faktury B2B będą udostępniane wyłącznie poprzez Krajowy System e-Faktur, a odbiorca pobierze je po zalogowaniu do systemu lub przez własny program zintegrowany z KSeF.
Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi i podmiotami bez NIP – w takich przypadkach można przekazać fakturę w formie papierowej lub PDF.
Każda wizualizacja faktury z KSeF będzie dodatkowo oznaczona kodem QR, ułatwiającym jej weryfikację.
Korekty i duplikaty tylko w systemie
W KSeF nie będzie można anulować faktury po jej wysłaniu. Jeśli pojawi się błąd, należy wystawić korektę – również przesyłaną do systemu. Dzięki temu każda zmiana będzie widoczna i zarejestrowana.
Nie będzie też potrzeby wystawiania duplikatów – Krajowy System e-Faktur archiwizuje wszystkie dokumenty przez 10 lat. Wystarczy, że kontrahent ma dostęp do systemu, aby w każdej chwili pobrać kopię faktury.
Dyscyplina w terminach i nowe procedury
Ponieważ faktura nabiera mocy prawnej dopiero po rejestracji w KSeF, przedsiębiorcy będą musieli pilnować, by dokumenty trafiały do systemu na czas.
Niedotrzymanie terminu może wiązać się z sankcjami podatkowymi.
Warto więc już teraz opracować procedury i wybrać program do fakturowania zgodny z KSeF, który automatycznie przesyła faktury, kontroluje statusy i informuje o ewentualnych błędach
KSeF – mniej dowolności, więcej porządku
Na pierwszy rzut oka KSeF i wystawianie faktur mogą wydawać się skomplikowane.
Jednak w praktyce nowy system to krok w stronę porządku, automatyzacji i bezpieczeństwa..
Dzięki KSeF:
- każda faktura w KSeF jest zarejestrowana i bezpiecznie przechowywana,
- wszystkie transakcje są widoczne dla obu stron,
- księgowość może działać szybciej i z mniejszym ryzykiem błędów.
Choć zmiany wymagają przygotowania, w dłuższej perspektywie KSeF pomoże przedsiębiorcom uprościć zarządzanie dokumentami i zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF oznacza koniec pełnej swobody w wystawianiu faktur – nie będzie już możliwości dowolnego ustalania dat, formatu dokumentu czy sposobu jego przekazania. Z drugiej strony przedsiębiorcy zyskają większą kontrolę, porządek i automatyzację.
Dlatego już dziś warto wdrożyć oprogramowanie do fakturowania zgodne z KSeF, które pozwoli płynnie przejść do nowego systemu rozliczeń.
