Zmiany wprowadzone przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) mają znaczący wpływ na procesy fakturowania, w tym na kwestie związane z korektami. Nota korygująca, będąca ważnym narzędziem w poprawianiu błędów na fakturach, wymaga szczególnego uwzględnienia w nowym systemie. Czy w KSeF jest możliwe wystawienie noty korygującej? Jakie są alternatywy i wymogi dotyczące korekt? Przeanalizujemy to w niniejszym artykule.
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument pozwalający na korektę błędów występujących na fakturze pierwotnej. Jest to narzędzie szczególnie użyteczne w sytuacjach, gdzie błędy dotyczą elementów opisowych, takich jak dane identyfikacyjne czy daty, a nie wpływają na wartość kwoty i podatku.
Ważne jest podkreślenie, że nota korygująca nie może być stosowana do korygowania wszystkich rodzajów błędów. Nie obejmuje ona błędów wpływających na wartość transakcji, takich jak ceny jednostkowe czy stawki podatku VAT.
Faktura korygująca a nota korygująca KSeF
Choć zarówno nota korygująca, jak i faktura korygująca służą do poprawiania błędów na fakturach, istotna różnica polega na zakresie korekty. Faktura korygująca jest bardziej wszechstronnym narzędziem, pozwalającym na korekty wpływające na wartości finansowe, w przeciwieństwie do noty korygującej.
W ramach KSeF możliwość wystawienia tradycyjnej noty korygującej jest ograniczona. Korekty danych mogą być dokonywane jedynie za pomocą faktur korygujących, co jest konsekwencją wymogu akceptacji e-faktur przez wystawiającego.
Procedury wystawienia noty korygującej poza KSeF
Podczas dobrowolnego korzystania z KSeF, istnieje możliwość wystawienia noty korygującej poza systemem, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. Jest to rozwiązanie tymczasowe, dopóki system KSeF nie zostanie w pełni zintegrowany z procedurami korygującymi.
W sytuacji wystawiania noty korygującej poza KSeF podatnik jest zobowiązany do przechowywania tego dokumentu we własnym zakresie. Jest to istotne dla celów ewidencyjnych i podatkowych, zwłaszcza że przedawnienie przechowywania noty wynosi 5 lat.
Przechowywanie dokumentów korygujących
Faktury wystawione i korygowane w KSeF są przechowywane automatycznie przez okres 10 lat. Jest to znacząca zaleta systemu, pozwalająca na uproszczenie zarządzania dokumentacją księgową. Noty korygujące, wystawione poza systemem KSeF, wymagają odrębnego zarządzania i przechowywania przez podatnika, co może stanowić dodatkowe obciążenie administracyjne.
Implikacje dla przedsiębiorców – nota korygująca do faktury
Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na zmiany w procedurach korygujących wprowadzane przez KSeF. Zrozumienie różnic między notą a fakturą korygującą oraz właściwe zarządzanie dokumentacją są kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami. Adaptacja do KSeF wymaga od przedsiębiorców aktualizacji procedur księgowych oraz możliwej integracji z nowymi narzędziami informatycznymi. Jest to wyzwanie, ale również szansa na optymalizację procesów księgowych.
