Od 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. Jeśli zastanawiasz się, jak poradzić sobie z KSeF i od czego zacząć, poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą przygotować Twoją firmę do zmian krok po kroku.
1. Sprawdź, od kiedy KSeF dla Twojego biznesu
Nie wszyscy przedsiębiorcy wchodzą w system w tym samym czasie:
- Duże firmy (powyżej 200 mln zł obrotu) zaczną obowiązkowo wysyłać i pobierać faktury już od 1 lutego 2026 r. Od tego dnia mali i średni przedsiębiorcy będą też już musieli pobierać faktury kosztowe wyłącznie z systemu KSeF.
- Małe i średnie przedsiębiorstwa będą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
- Mikrofirmy z niewielką sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie będą obowiązkowo wysyłać faktury do KSeF od 1 stycznia 2027 r.
2. Wybierz system do pracy z KSeF
Do pracy z KSeF można używać:
- Rozwiązań darmowych od MF, takich jak Aplikacja Podatnika – umożliwiają wystawianie pojedynczych faktur w systemie, ale wymagają ręcznego uzupełniania danych i mają bardzo podstawowe działanie.
- Komercyjnych programów zintegrowanych z KSeF – automatyzują wysyłkę faktur, generują je w wymaganym formacie i często oferują darmowy plan dla małych firm. Takie narzędzia pozwalają też zarządzać innymi funkcjami księgowymi i sprzedażowymi w jednym systemie.
Dzięki komercyjnym rozwiązaniom obsługa KSeF jest szybsza i mniej podatna na błędy, co ma duże znaczenie przy większej liczbie faktur.
Zobacz też: KSeF: Aplikacja Podatnika od MF czy profesjonalny program do faktur – co wybrać?
3. Uzyskaj dostęp do KSeF i pobierz certyfikat
Aby korzystać z systemu:
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą uwierzytelnić się w KSeF przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
- Spółki lub inne podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli nie posiadają pieczęci, muszą złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby wyznaczyć administratora, który będzie uwierzytelniał się i działał w KSeF w imieniu podmiotu.
Osoby lub podmioty korzystające z komercyjnych narzędzi do fakturowania, potrzebują skorzystać z innej metody uwierzytelniania, dedykowanej dla rozwiązań automatycznych. W tym celu generuje się token lub certyfikat KSeF, który umożliwia komunikację między programem do fakturowania a KSeF i automatyczne przesyłanie wystawionych faktur.
Zobacz też: Jak działa uwierzytelnienie w KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć
4. Nadaj uprawnienia użytkownikom
Dobrze skonfigurowany system do wystawiania faktur pozwala przydzielać role, które mogą określać:
- dostęp do wystawiania faktur,
- przeglądanie dokumentów,
- kontrolę nad uprawnieniami innych użytkowników.
Uprawnieniami możesz zarządzać wewnątrz systemu, z którego korzystasz lub bezpośrednio w KSeF, jeśli przewidujesz wykorzystanie Aplikacji Podatnika KSeF dostarczonej przez MF.
Zarządzanie uprawnieniami ułatwia współpracę w firmie i zapewnia bezpieczeństwo danych. Zadbaj o procedury i odpowiednie uprawnienia dla osób, które będą miały dostęp do KSeF.
5. Skonsultuj się ze swoim biurem księgowym
Przed rozpoczęciem pracy z KSeF warto omówić z księgowym lub biurem rachunkowym:
- kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę faktur,
- jak odbierane i dekretowane będą faktury kosztowe,
- jakie pełnomocnictwa będą potrzebne do obsługi systemu.
Takie ustalenia ułatwiają codzienną pracę i zmniejszają ryzyko nieporozumień.
6. Sprawdź poprawność danych i format faktur
Faktury w KSeF mają formę ustrukturyzowaną, co oznacza, że każda niezgodna z wzorem faktura może zostać odrzucona. KSeF nie sprawdza poprawności faktur, wyłącznie zgodność techniczną z udostępnioną przez MF schemą.
W komercyjnych programach z integracją KSeF format i struktura faktury są automatycznie dopasowywane do wymogów systemu, dzięki czemu użytkownik nie musi samodzielnie zajmować się mapowaniem pól. Odpowiedzialność za poprawność danych na fakturze nadal leży po stronie przedsiębiorcy.
Dlatego:
- Zadbaj o poprawność danych firmowych (NIP, adres, dane kontrahentów), aby uniknąć pomyłek podczas wysyłki faktur.
- Sprawdź, czy wystawiane przez Ciebie faktury zawierają wszystkie wymagane przepisami elementy.
- Sprawdź, czy zawarłeś w e-fakturze wszystkie dane istotne ze względów biznesowych (numery kont, dane kontaktowe, numer BDO i inne).
- Sprawdź, czy Twoje faktury prawidłowo przetwarzane są w KSeF (przyjęcie pliku i nadanie fakturze numeru KSeF).
- Sprawdź jak wygląda wizualizacja Twojej faktury po stronie nabywcy, na przykład przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF wydanej przez MF – czy jest na niej wszystko, co chciałeś przekazać kontrahentowi?
- Skonsultuj swoje faktury z biurem rachunkowym lub księgową, z którą współpracujesz.
Zobacz też: Wystawianie faktur w KSeF – co się zmieni dla przedsiębiorców?
7. Dostosuj procedury w firmie
Wdrożenie KSeF wymaga zmian w codziennych procesach:
- przeszkolenia pracowników w obsłudze faktur i reagowaniu na błędy,
- aktualizacji procedur sprzedaży, księgowości i obsługi klienta,
- aktualizacji systemów, z których korzystasz w firmie – jeśli korzystasz z ERP lub systemu do faktur, sprawdź automatyczne przesyłanie i odbiór faktur do KSeF oraz jak działa integracja tych programów z KSeF.
Dzięki temu wprowadzenie KSeF będzie płynne, a codzienna obsługa faktur mniej czasochłonna.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF nie musi być trudne. Wystarczy wybrać odpowiednie narzędzie, uzyskać dostęp i certyfikat, nadać uprawnienia oraz sprawdzić poprawność danych w firmie. Dostosowanie procedur i przeszkolenie pracowników pozwoli korzystać z systemu bez stresu i sprawnie obsługiwać e-faktury.
